Kui reisile minna ei saa: viis nippi virtuaalürituse korraldamiseks

Möödunud aasta muutis meie arusaama ja kogemust avatud maailmast. Üle öö keerati piirid lukku, kuid koostegemis-, õppimis- ja rännukihku luku taha ei pane. Kõik projektijuhid kinnitavad justkui ühest suust, et vajadus rahvusvaheliste kogemuste ja koostöö vastu on viimasel ajal vaid kasvanud.

Kui füüsiliselt projektikoosolekuid, õppimis- ja õpetamistegevusi ning levitusüritusi korraldada ei saa, tuleb seda teha hoopiski virtuaalselt. Kõige olulisem on meeles pidada, et virtuaalsed üritused ei pea olema halb asi, vaid võimalus kaasata rohkem inimesi, et üheskoos probleeme lahendada. Siit leiab viis nippi, mida virtuaalürituse ette valmistamisel silmas pidada.

1. Kaasata, kaasata, kaasata!

Ilmselt oleme kõik osalenud veebikoosolekutel või -seminaridel, mis on küll põneval teemal, kuid puhtfüüsiliselt ei jaksa lektori monoloogi kolmandat tundi kuulata. Lihtne nipp on auditooriumi kaasamine. Kaasamisel lähtu oma auditooriumist — võib-olla mõned kiired küsimused Mentmeteris, väike viktoriin Kahootis või hoopis ühised tantsuminutid Youtube’i saatel? Pikem koolituspäev peaks olema piisavalt vaheldusrikas: koosnema nii loenguosadest kui ka näiteks töötubadest. Inimestele on ise rääkimine ja kogemuste vahetamine väga oluline.

2. Mõtle ka vabale ajale

Projekt ei tähenda vaid lõputut ametlikku programmi — organiseeri nutikas ja üllatav ühisüritus vabama programmina ning õppige oma rahvusvahelist tiimi tundma ka väljaspool töötunde. Miks mitte planeerida juba enne virtuaalset kohtumist pakkide saatmine ja töönädalal virtuaalne õhtusöök? Kas olete jõudnud juba arutada, kuidas teil päriselt läheb?

3. Planeeri pausideks pikemalt aega

Tihtilugu mõeldakse, et tund aega pausiks on piisav, ja see võibki olla, kuid ei pruugi seda olla. Kui oled planeerinud varahommikust hilisõhtuni toimuvad päevad, siis anna osalejatele lõuna ajal aega, et nad jõuaksid kindlasti lõunal käia. Võib-olla jääb aga aega ka kõige põletavamatele töömeilidele vastata, uudiseid lugeda ja ehk isegi üks 15-minutiline kiire uinak teha. Küll aga on mõistlik selleks pikaks lõunapausiks jätta väike ülesanne, et eelnevalt räägitut analüüsida ja kokku võtta.

4. Keegi ei jaksa viis päeva järjest kaheksa tundi arvuti taga veeta

Kuigi me oleme nüüdseks kõik juba harjunud tegema pikki päevi arvutiekraani taga, siis mõistliku kestusega virtuaalse koolitusürituse tagab põhjalik ettevalmistus, sealhulgas eesmärkide seadmine. Virtuaalse ürituse ettevalmistamine võib võtta tavapärasest kauem aega, kuid selle võrra lühem ja läbimõeldum on lõpptulemusena üritus ise.

5. Jaga rollid ja ülesanded täpselt ära ning kaasa rohkem inimesi

Tegevustel tuleb kogu aeg kätt pulsil hoida ja täpne ülesannete jaotus on oluline nii ürituste ajal kui pausidel. Mõelge läbi, kes juhib koosolekut, kes võtab inimesi vestlusesse vastu ja jagab neid rühmadesse, kes hoiab salvestusel silma peal ja nii edasi. Edu saladus peitub alati koostöös!

Virtuaalsed üritused ei pea olema halb asi, vaid võimalus kaasata rohkem inimesi, et üheskoos probleeme lahendada.

Erasmuse blogis jagavad Erasmus+ ja Euroopa Solidaarsuskorpuse õpirändurid oma lugusid laiast maailmast. Selleks, et ise õpirändama minna, leiad rohkem infot leheküljelt www.erasmuspluss.ee.